Frais de déplacement CCQ : calculer le kilométrage sans se tromper

Sur beaucoup de chantiers, l'indemnité de déplacement est le poste le plus souvent approximé : on connaît « à peu près » la distance, on applique « à peu près » la bonne tranche. À l'échelle d'une équipe et d'une saison, l'approximation devient un montant significatif — dans un sens comme dans l'autre.

Les montants applicables dépendent de la convention collective et du secteur en vigueur. Cet article traite de la mécanique du calcul, pas des taux : ceux-ci se vérifient dans la convention applicable à votre chantier.

D'où part la distance

L'indemnité se calcule à partir du domicile du salarié jusqu'au chantier, et non depuis le bureau de l'entreprise ou depuis le point de rassemblement. Deux salariés sur le même chantier n'ont donc pas droit au même montant.

C'est la raison pour laquelle une distance saisie « pour l'équipe » est presque toujours fausse pour au moins un membre de cette équipe.

Distance routière, pas distance à vol d'oiseau

La mesure qui compte est celle du trajet réel par la route. Sur la Côte-Nord, en Gaspésie ou autour d'un plan d'eau, l'écart entre les deux mesures peut faire changer de tranche — donc changer le montant dû.

Un calcul routier, fait une fois et conservé avec l'entrée de temps, règle la question et laisse une trace vérifiable.

Ce qui fait dérailler le calcul

• →L'adresse du salarié n'est pas à jour dans son dossier — un déménagement suffit.
• →Le chantier est identifié par un nom de projet plutôt que par une adresse.
• →Un salarié travaille sur deux chantiers dans la même journée.
• →La distance est reprise d'une semaine à l'autre par copier-coller, sans revérification.

Automatiser sans perdre le contrôle

L'approche qui tient la route : inscrire l'adresse du domicile à la fiche du travailleur, saisir l'adresse du chantier à l'entrée de temps, laisser le calcul routier faire le reste, et conserver le résultat avec la mention qu'il a été calculé automatiquement plutôt que saisi à la main.

Dans Costruz, le module Fiches de temps calcule cette distance sur demande, applique les tranches d'indemnité configurées pour votre entreprise et affiche le montant journalier obtenu. Une correction manuelle reste toujours possible : elle est simplement identifiée comme telle.

Un exemple qui montre le problème

Trois salariés travaillent sur le même chantier en région. Le premier habite à douze kilomètres, le deuxième à quarante-huit, le troisième à cent dix. Si la distance est saisie « pour l'équipe » à partir du bureau de l'entreprise, les trois reçoivent le même montant — et les trois sont dans l'erreur.

Multipliez par vingt jours de chantier et par le nombre d'équipes en saison : l'écart cumulé dépasse largement le temps qu'aurait pris un calcul individuel.

Ce qu'il faut conserver comme trace

Ces quatre éléments transforment une indemnité contestable en une indemnité justifiable, sans avoir à refaire le calcul des mois plus tard.

• →L'adresse de départ utilisée pour le calcul, telle qu'elle figurait au dossier du salarié.
• →L'adresse du chantier, complète, et non un simple nom de projet.
• →La distance retenue, et l'indication qu'elle a été calculée ou saisie à la main.
• →La tranche d'indemnité appliquée et le montant journalier qui en découle.